DAM Çözümüne Yatırımı Ertelemeyin

Dijital değer yönetimi konusu ile ilgili bilgi sahibi olunmaması, dolayısıyla firmalarda duyulan dijital değer yönetimi ihtiyacının farkında olunamaması bir yana, kişilerin (ya da şirketlerin) DAM yatırımı yapmalarına engel olarak sunduğu bazı başka gerekçeler (daha doğrusu mazeretler) de olabiliyor. DAM mazeretleri ile ilgili dijital değer yönetimi uzmanlarından Henrik de Gyor ‘un  sunduğu; “Neden DAM çözümüne yatırım yapmıyoruz?” sorusuna yanıt olarak en sık duyulan gerekçeler, ve değerlendirmeler şöyle:

“DAM sistemine geçiş çalışma gerektiriyor, bu sebeple kuruluşumuzdan bu yana kullandığımız yöntemler ile devam edeceğiz”

Darwin “Yaşam için verilen mücadelede en güçlü olan kazanır, çünkü en güçlü olan kendisini çevreye ve değişen şartlara en iyi adapte edebilen, uyum sağlayabilendir” demiştir. Bu sözü modern iş dünyasına uyarlayarak; “Ya 21. yüzyılın çalışma yöntem ve şartlarına ayak uydurursun ya da girdap içinde boğulursun” olarak ifade edebiliriz. Elbette DAM sistemini uygulamak ve sürekli olarak kullanmak biraz çalışma ve tutarlılık gerektirecektir. Tutarlılık ise şirketiniz için iyi birşeydir; yaratıcı projeler için size zaman kazandırdığı gibi 21. yüzyıl çalışma şartlarında gelişmenizi sağlar. Ayrıca mevcut 20 yıllık eski teknolojinizi yenilemeniz gerekmektedir ki, siz onlar için değil, sistemleriniz sizin için çalışsın.

“Biz hiçbir şeyi tekrar kullanmayız”

Eğer gerçekten hiçbir şeyi tekrar kullanmıyorsanız; firmanızın çok zaman, para ve diğer kaynakları harcayacak lüksü var demektir. Kurumunuzda ne gibi varlıkların tekrar tekrar kullanılabileceğini farkettiğinizde, zamanla bu varlıklarınızı paraya dönüştürebilirsiniz belki, ama zamana asla. Masaüstü işlemlere ve süregelen yeniden yaratım ve tekrardan satın alım işlemlerine odaklanmak yerine biraz daha kapsamlı düşünmekte fayda var. DAM sistemiyle mevcut varlıklarınızı takip edebilir, kullanıma açabilir, saklayabilir ve tekrar kullanabilirsiniz. Bu da firmanıza tasarruf olarak geri döner.

Eğer bir firma dijital varlıklarını bulamıyorsa, bu; kendi varlıkları ile ilgili fikri olmadığı anlamına gelebilir. DAM sisteminde dijital varlıkları tanımlayan uygun üstveriler ile elinizde olan dijital değerleri bilir, lisansları ve kullanım hakları ile ilgili de bilgi sahibi olursunuz. Kurumunuzun fikri mülkiyetini ilk oluşturulduğu andan itibaren daha etkin bir şekilde kullanabilirsiniz.

“Bulmakta güçlük çektiğimiz şeyleri aramakla çok meşgulüz, bu sebeple personelimiz zaten yeterli olmuyor”

-Neyin nerde olduğunu tek bir kişinin bildiği, varlıkların yığınlar halinde depolandığı bir sistemle,

-50’şer tane alt dosya barındıran dosyalardan oluşan bir klasörleme sistemle,

-Herkesin dijital varlıkları kendi masaüstünde tuttuğu bir sistemle,

Kurumsal bilgi ve birikiminizin, nasıl ve nerede bulacağınızı bilmediğiniz için kapıdan çıkıp gitmesine seyirci kalabilirsiniz.

Kurumsal bilgi ve birikime sahip çalışanlarınız kendi istekleriyle (ya da günümüzde şartların zorlaması ile) şirketinizden ayrılabiliyorlar. Bu kişiler değiştikçe kurumsal bilgi ve birikiminizi ve fikri mülkiyetinizi korumak için ne yapıyorsunuz? İlk günden beri bu varlıklarınız nerede tutuluyor? İpucu: DAM sistemine geçmek bir başlangıç olabilir.

“Harcama yapamayız. Bize para ve zaman kazandırıcak bir araca bile.”

Bu sizin şirketiniz ve sizin paranız. Dijital varlıklar ile çalışma prosedürlerinizi sık sık bizzat denetliyor musunuz? Bu içerikle çalışabilecek standart iş akışlarınız mevcut mu? Şirketinizdeki tüm çalışanlar ihtiyaçları olan varlıkları bulabilmek için nereye bakması gerektiğini biliyor; tüm dokümanlarınız belirli bir düzenle korunuyor ve saklanıyor mu?

“Aynı dijital varlıkların tekrar tekrar üretilmesi bizim için daha iyi bir çözüm”

Değişen ekonomik şartlarda bir çok çalışanınız firmanız bünyesinden ayrılıyor. Ve sahip olduğu kurumsal bilgi ve birikimi de beraberinde götürüyor. Şirketinizde zaten oluşturulmuş ses, grafik, sunum, fotoğraf, yazı ve video dosyalarını nasıl muhafaza edeceksiniz? Hard diskleri temizleninceye kadar bekleyecek, gönderilmiş tüm e-mailleri çıktı alıp okuyacak ya da tüm bu varlıkları birkaç gün içerisinde kaybedeceğinizi ya da çizileceğini bile bile CDlerde mi saklayacaksınız?

Cevap hayır olmalı. Şirketinizin varlıklarına, zamanına ve parasına sahip çıkmak gerek. Dijital değer yönetimi sistemi kurumunuzun hem bugünkü hem de gelecekteki ihtiyaçları için bir çözüm sağlayacaktır.

Kurumsal logonuz ne kadar sıklıkla, kaç defa kullanılıyor? DAM sistemi logonuz her kullanıldığında bunu raporlar ve her seferinde doğru bir şekilde gösterildiğinden emin olur, böylece marka tutarsızlığı gibi bir probleminiz olmaz.

“DAM sisteminin bize faydalı olacağını düşünmüyoruz çünkü dijital değerler ile çalışmıyoruz”

Böyle bir şey ancak iki şekilde mümkün olabilir; ya şirketinizde henüz bilgisayar kullanılmıyordur ya da dijital varlıklar ile çalıştığınızı inkar ediyorsunuzdur.

Firmalar dijital varlıklarının çeşitli yerlerde düzensiz ve kuralsız bir şekilde biriktiğinin ve bu varlıkları yönetmenin zorlaştığının ne kadar geç farkına varırsa, gelecekte bu birikmiş dijital varlıkları yönetmesi daha da zorlaşacaktır.

“Biz kurumsal bir firmayız, daha fazla düzene ve iyileştirmeye ihtiyacımız yok”

Mükemmelliğe erişmek imkansızdır. Her kurumun geliştirme ve iyileştirmeye ihtiyacı vardır. Kurumunuzda gelişim ve iyileştirmelerin durması demek büyümenin de durması demektir. İyi bir şekilde uygulanmış bir DAM çözümü şirketiniz için iyi bir iyileştirme ve geliştirme olabilir.

“Varlıkların basılı kopyalarını dünyanın her yerine yavaş ve maliyetli bir yöntem olan kargo ile göndermeyi tercih ediyoruz”

Bu şekilde devam etmek zorunda değilsiniz, tabi daha fazla para ve zaman harcamak istemiyorsanız. Varlıklarınızın elektronik versiyonlarını dünyanın her yerine e-postalar, FTPler, yükleme URL linkleri ve benzeri bir çok yöntem ile saniyeler içerisinde gönderebilirsiniz. Böylece hiç kimse zaman kaybetmemiş olur. DAM sistemi bir çok iletişim ve bağlantı sistemi ile entegre olarak çalışır ve dijital varlıklarınızı kurum içi ve dışı herkese kolaylıkla göndermenize olanak sağlar.

“Bu teknolojiyi anlamadıkları için şirketin üst düzey yetkililerini ikna edemiyoruz”

Şirketinizde bugün yaşanan problemleri raporlayın;

• Dijital varlıklarla çalışırken baştan sonra nasıl zorluklarla karşılaşılıyor?
• Herkes ihtiyacı olan varlıklara erişebiliyor mu?
• Erişimleri olsa bile aradıklarını bulabiliyorlar mı?
• Dijital varlıklara ait ne gibi kullanım hakları ve lisanslar var?
• Gerektiğinde varlıklar hızlı ve kolayca tekrar kullanılabiliyor mu?
• Tüm bunlar etkin ve verimli bir şekilde yapılamadığında ne kadar zaman ve para kaybediliyor?
• Tüm bunlar ne kadar sıklıkla tekrarlanıyor?
• İşlemler neden yürümüyor, ne gibi aksaklıklar var?

Yöneticileriniz problem ve aksaklıkları görünce bu konuda sunulan bir çözüm planı ile ilgileneceklerdir.

“IT departman çalışanları bir başka yazılımla daha uğraşmak istemiyor”

Şirketinizde bir IT departmanı varsa, bu çalışanların çözümün başından sonuna kadar yer almalarını sağlayın, sizin için en iyi DAM çözümünü kendileri seçsinler. Bütün DAM çözümleri ekstra IT çalışması gerektirmez.

“Hala böyle bir çözüm üzerinde düşünüyoruz, önümüzdeki yıllarda da dijital varlıklarımız daha da çoğalıp birikirken hala düşünüyor olacağız”

Karar verebilmek için bekledikçe çözüm kolaylaşmaz. Ne kadar erken harekete geçilir ve çözüm yoluna gidilirse, çözüm o kadar kolaylaşır. Bekledikçe ve zaman geçtikçe her geçen yıl firmanızda daha da çok dijital varlık birikecektir. DAM çözümüne geçmek için beklediğiniz süreçte aradıklarınızı bulamamaya, dijital değerlerinizi kaybetmeye ve aynı şeyleri tekrar tekrar oluşturarak para ve zaman kaybetmeye devam edebilirsiniz. Tüm bunlara bir son vermek ve dijital varlıkların yönetimini ve kullanımını bir düzene sokmak adına firmanızın bir çözüm düşünüp doğru bir karar alması gerekir.

Henrik De Gyor’un da dediği gibi DAM sistemi kazandırıyor, DAM’e yatırımı ertelemeyin.