Skip to content

Doküman Yönetimi ve Dijital Değer Yönetimi Arasında Ne Fark Var?

Dilan ÇAKIN - 10 Kas 2009

Konu içerik yönetimi olunca, karşımıza dijital değer yönetimi (DAM), doküman yönetimi (DM), web içeriği yönetimi (WCM), dijital haklar yönetimi (DRM) gibi farklı farklı çok sayıda yönetim sistemi çıkıyor. Her bir içerik yönetim sistemini bir diğerinden ayıran önemli farklılıklar var. Fakat başta dijital değer yönetimi ile doküman yönetimi olmak üzere, bu sistemler birbirleri ile karıştırılabiliyor.

Sonuçta “dijital değer” dediğimiz de bir tür “dosya” değil mi? Bu dijital değerleri de diğer dokümanlarımızı düzenlemek ve yönetmek için kullandığımız programlarla yönetemez miyiz? Cevap; hayır. Peki neden?

richmediaDijital varlıkları yönetmek, her ne kadar bazı yönleriyle dokümanları yönetmek ile benzerlikler taşısa da, firma düzeyinde, özel yazılımlar yardımıyla çözülmesi gereken bir problem haline bile gelebiliyor. Depolama, üstveri (metadata) dizini ve arama motoru…bunlar bu iki sistem için ortak olan temel özellikler olabilir. Fakat DM sistemi ile DAM sistemini asıl ayıran bu temel elementlerin üzerine inşa edilmiş kapsamlı diğer özellikleri.

Öncelikle, bu iki sistemi yönettikleri dosya ve içerik türü açısından karşılaştıralım. Doküman yönetimi (DM) sistemleri ile yönetilen dosyalar öncelikli olarak yazı dosyalarıdır. Bunlar; sayfalar, MS Word, PowerPoint ya da Excel’de Office programı ile yaratılmış dosyalar, PDFler, içerisinde görüntü içeren dokümanlar, XML dosyaları ve HTML’i de içeren diğer yazı dosyalarıdır. Öte yandan, dijital değer yönetim (DAM) sistemleri ile yönetilen dosyalar öncelikli olarak görsel ve zengin içerikli diye tabir ettiğimiz dosyalardır. Bunlar; görüntüler, logolar, QuarkXPress, Adobe InDesign ve Illustrator gibi programlarda yaratılan dokümanlar, audio-ses dosyaları, videolar, Flash vb. animasyonlar, CAD-bilgisayar destekli tasarımlar, 3-D-üç boyutlu içerikler, HTML ve PowerPoint gibi dosyalardır.

Bazı DAM sistemlerinin MS Word, PDF gibi bazı metinsel dokümanları yönetebildiği gibi bazı DM sistemleri de görüntü ve kısa videolar gibi bazı zengin içerikleri yönetebilirler. Fakat unutmamak gerekir ki sadece depolamak, zengin içerikli dosyaların iş süreçlerinde kullanılabilmeleri ve yönetilebilmeleri için yeterli değildir.

Bir de bu iki sistemi şirket içi kullanımları/ fonksiyonları açısından karşılaştıralım. Doküman yönetim sistemleri; sözleşmelerin, dokümantasyonun (örneğin el kitaplarının), kural ve prosedürlerin, formların, araştırmaların, müracaat formlarının, makalelerin, raporların, belgelerin, yazışmaların ve genel Office dosyalarının yönetilmesi için kullanılır. Dijital değer yönetim sistemleri ise, reklam ve pazarlama materyalleri; içeriğinde firma ile ilgili multimedya broşürler, haber duyuruları, makaleler ve fotoğraflar olan basın dosyaları; multimedya satış teşvik malzemeleri; multimedya pazarlama dokümanları; firma sunumları; videolar ve görüntü, video, font, logo ve sunum kütüphaneleri gibi zengin içerik kütüphanelerini yönetmek için kullanılır.

Özetle DAM ve DM sistemlerini yönettikleri dosya türlerine ve şirket içi kullanımlarına göre ayırt edebiliriz. Bazı durumlarda firmalarda doküman ve dijital değer yönetim sistemlerinin her ikisini de edinmek faydalı olabilir. Bir çok pazarlama firması dijital değer yönetim (DAM) sistemini verimliliği artırmak ve dolayısıyla da maliyetleri azaltmak için edinmekte. Örneğin e-ticaret ve DAM sistemlerinin bir kombinasyonu diğer sistemlerden bağımsız olarak çok güçlü bir gelir kaynağı olabiliyor (Buna örnek olarak Apple iTunes’u verebiliriz).

Kategori → Genel